رئیس حمید اخیرا بهش گفته که به دلیل کاهش بودجه، تعداد خیلی از اعضای تیمش مجبورند که شغل شون رو ترک کنن. حمید تیم موفق و شادی رو مدیریت می کرده و نمی دونه چه جوری باید این خبر رو به اونا برسونه.

 

احتمال داره که شمام اینجور تجربه ای داشته باشین، یا اینکه در آینده در اینجور موقعیتی قرار بگیرین. با آموختن اینکه چه جوری خبره های بد رو با دلسوزی، راستی و آزادانه به آگاهی بقیه برسونین، موفق میشید روابط کاری تون رو حفظ کنین. در این مقاله، ما به بهترین رویکردهایی که در رساندن خبر بد وجود دارن، نگاهی میندازیم.

هنر خبر رسانی

رساندن خبر بد، کاریه که آخرش باید در جایی از زندگی تون انجام بدین. مثلا، ممکنه مجبور باشین به رئیس تون بگید که یکی از پروژه های اصلی به بودجه ای بیشتر از عادی احتیاج داره، یا شاید باید خبر کاهش نیرو رو به تیم تون بدین، یا اینکه مجبور باشین جلوی دوربین رفته و به همه بگید که محصول تون از نظر ایمنی مشکل داره.

دلایل زیادی واسه رساندن خبر بد وجود دارن، واسه همین مطرح کردن رو راست، دلسوزانه و موقرانه ی اون از اهمیت بالایی برخورداره. روشی که شما خبر بد رو اعلام می کنین اثر مستقیمی بر واکنش دریافت کننده ی خبر داره و طرز رفتار شما در این موقعیت سخت، خواه منفی و خواه مثبت، به مدت طولانی در خاطرها باقی خواهد موند.

درسایی در مورد ی علم پزشکی

بیشتر تحقیقات درباره خبره های بد از علم پزشکی بین. این موضوع به حدی مهمه که انجمن پزشکی آمریکا، از سال ۱۸۴۷ اونو در مرام نامه ی خود قرار داده. پزشکان و جراحان بیشتر مجبور هستن خبره های سخت و بعضی وقتا ویرون کننده به بیماران خود بدن. ما می تونیم تعدادی از راه حلایی که اونا استفاده می کنن رو در محیط کار و کاسبی هم پیاده کنیم.

تحقیقی در مجله جراحتای تکون دهنده و مراقبتای بحرانی، به چاپ رسیده ، که در اون اشاره می کنه اعضای خونوادهای بیماران به رفتارهای پزشکان و پرستارانی که خبره های بد رو به اونا رسانده ان، بیشترین اهمیت رو دادن. این تحقیق نشون می ده از دیدگاه کسائی که خبر بد رو دریافت می کنن، چار عامل مهم، به ترتیب اهمیت به توضیح زیر هستن:

خونواده

  1. رفتار کسی که خبر رو میرسونه.
  2. شفاف بودن خبر.
  3. حریم خصوصی.
  4. توانایی اون فرد در جواب دادن به سؤالات.

این نتایج، راهنمای خوبی در دنیای تجارت هم حساب می شه و نشون میدن که مهارتای رفتاری و ارتباطی اثر مهمی بر دریافت پیام شما دارن.

راه حلای ارتباطی

این پنج مرحله به شما کمک می کنن که بدون توجه به اینکه چه نوع خبر بدی رو می خواید برسونین، بتونین اونو با راستی، دلسوزی و متانت منتقل کنین.

۱. خودتون رو از نظر احساسی آماده کنین

خبر بد واسه همه کسائی که در مکالمه حضور دارن استرس آوره. واسه مدیریتِ این استرس، باید خودتون رو از پیش آماده کنین. به خودتون زمان بدین تا ذهن تون رو آروم کرده، تمرکز کنین و به چیزی که می خواید بگید فکر کنین. اگه این کار رو انجام بدین، احتمال اینکه در طول مکالمه درگیر احساسات شید کمتره. با صحبت کردن به روشی آروم و شفاف، نشون میدید که یک فرد آماده و حرفه ای هستین و پس احتمال اینکه موقعیت رو از چیزی که هست بدتر کنین، کمتره.

سعی کنین که با افراد دیگر همدردی کنین و این کار رو قبل از ملاقات تمرین کنین. خودتون رو جای اونا بذارین و تصور کنین اگه به جای اونا بودین چه واکنشی نشون می دادین. با شنیدن این خبر، اونا چی رو از دست میدن؟ چه احساسی دارن؟ درک شما از دیدگاه اونا در خبر رسانی بسیار مفید هستش. واسه کنه و کاو در نتایج احتمالی و آماده شدن واسه جواب دادن به سؤالات سخت، از تکنیک نقش بازی کردن واسه تمرینِ رساندن خبر کمک بگیرین.

تکنیکای مدیریت استرس، مثل کشیدن نفس عمیق رو که می تونن در آروم کردن جسم و ذهن تون بسیار مفید باشن، به کار بگیرین. به خاطر داشته باشین، هر چقدر در موقع رساندن خبر بد، آماده تر و حرفه ای تر باشین، احتمال اینکه فرد مقابل آروم تر بمونه بیشتره.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   چه جوری یک خاطره بد رو واسه همیشه از ذهن خود پاک کنیم؟

۲. موقعیت رو شناسایی کنین

مرحله بعدی شناسایی چند راه حله، البته اگه راه حلی وجود داشته باشه. شاید شما نتونین شرایط رو بهتر کنین، اما می تونین ناراحتی رو به کمه کم برسونین. سعی کنین قبل اینکه با افراد ملاقات کنین، راه حلای مختلفی رو شناسایی کنین. این کار ضروریه، چون وقتی جلسه شروع می شه، ممکنه شما درگیر احساسات شید و نتونین به سؤالاتی که پرسیده می شن به روشنی جواب بدین. با این حال، اگه از قبل به راه حلا فکر کرده باشین، حرفه ای بودن خود رو ثابت می کنین و نشون میدید که بر حرکت رو به جلو تمرکز دارین.

مثلا، تصور کنین که باید تغییر بزرگی در سازمان تون رو اعلام کنین.بهتره با جمع آوری اطلاعاتی درباره اینکه تیم تون چه جوری می تونه به آسونی و به سرعت، خود رو با موقعیت جدید موافق کنه، وارد جلسه شید و سعی کنین نکات مثبت رو در این موقعیت شناسایی کنین.

۳. به جا و زمان دقت کنین

سعی کنین واسه مکالمه یک جای خصوصی و خلوت رو انتخاب کنین، مگه اینکه بخواهید خبر بد رو به گروهی برسونین. خلوت بودن به فرد مقابل کمک می کنه که به روشی که براش راحته به این خبر واکنش نشون بده، و این نکته ای کلیدی واسه کمک بهش، در مقابله با این موضوعه. گوشی موبایل تون رو خاموش کنین و مطمئن شید که چیزی مکالمه ی شما رو قطع نمی کنه. قدم بعدی، دقت کردن به زمونه. بهتره خبر بد رو هر چه سریع تر به آگاهی برسانیم، البته بعد از در نظر گرفتن زمانایی که واسه آماده شدن اختصاص میدید. عقب انداختن خبر بد، باعث به وجود اومدن شایعها می شه و حتی ممکنه به اعتبار تون آسیب بزنه.

با اینکه معمولا گوشی موبایل و ایمیل سریع ترین روش واسه ایجاد ارتباطه، اما بدترین روش واسه رساندن خبر بد حساب می شه. بهترین راه واسه این کار، برگزاری یک جلسه ی خصوصیه، چون می تونین از تُن صدا و زبون بدنِ مناسب واسه ایجاد ارتباطی دلسوزانه استفاده کنین. این علائم مهم معمولا در تماس تلفنی از دست می رن و در ایمیل اصلا وجود ندارن.

۴. بی ریا باشین

وقتی زمان رساندن پیام می رسه، سعی کنین دلسوز و مهربون باشین و با فرد مقابل قابل احترام برخورد کنین. سعی نکنین حقیقت رو بپوشونین، بهترین راه اینه که درباره اتفاقی که افتاده و درباره کاری که واسه بهتر شدن اون قراره انجام بدین، رو راست و صادق باشین. به یاد داشته باشین که رفتار شما و شفافیت پیام تون دو جزء خیلی مهم در مکالمه هستن. با رو راست مطرح کردن موضوع و با عذر خواهی کردن، سعی کنین اعتماد طرف مقابل رو جلب کنین. سعی نکنین تقصیرها رو گردن شخص دیگری بندازین، یا خود رو توجیه کنین. این از نظر اخلاقی اشتباهه و ممکنه به آبروی شما آسیب وارد کنه.

وقتی خبره های بد رو می رسانید، به احساسات فرد دیگر احترام بذارین. اگه اون می گه «من عصبانی هستم!»، سعی کنین نشون بدین که اونو درک می کنین. مثلا می تونین بگید: «عصبانیتت رو درک می کنم، حق داری عصبانی باشی.» تکرار کلماتی که اون فرد به کار می بره، نشون می ده بهش گوش میدید، اونو درک می کنین و اشکالی نداره که احساسات اش رو بروز بده. بعد از اینکه اون فرد آروم شد، از اون بخواهید که اگه سؤالی در مورد موقعیت داره، مطرح کنه. از مهارتای گوش دادن فعال استفاده کنین تا بتونین چیزایی که می گه رو و درک کنین و بتونین نگرانیا رو رفع کنین.

۵. هرجا مناسبه، بر نکات مثبت تمرکز کنین

اگه موقعیت مناسب بود، سعی کنین نقاط مثبت موقعیت رو پیدا کنین، شاید این کار بتونه در کاهش فشارِ موقعیت کمک کنه. اما، با دقت با این موضوع برخورد کنین. اگه خبری که می رسانید واقعا بد باشه، اشاره به نقاط مثبت عاقبتای منفی به بار میاره.

دسته‌ها: آموزشی